Cuando se trabaja con métodos de registro manual, al final del periodo contable es necesario que como paso previo a la elaboración de los estados financieros se realice un documento contable con carácter interno que recibe el nombre de balanza de comprobación y que antecede a los estados financieros.
Si observamos cualquiera de los diagramas de flujo de los métodos manuales de registro podemos apreciar las operaciones realizadas y, a partir de los registros, su documentación comprobatoria. El ciclo contable de registro da inicio con el libro diario, del cual hacemos los pases al mayor y a los auxiliares. Al finalizar un ciclo contable se verifica la igualdad entre el mayor y los auxiliares y se procede a elaborar la balanza de comprobación, que antecede a la elaboración y presentación de la información financiera mediante los estados financieros.
Cuando se trabaja con métodos de registro electrónicos, la elaboración de la balanza de comprobación no se precisa como en los manuales, y en cambio a la computadora se le proporcionan los asientos de ajuste necesarios y ella misma se encarga de afectar el diario, el mayor y los auxiliares automáticamente, arrojando también de manera automática los estados financieros.
La balanza de comprobación se elabora por la necesidad de presentar información financiera con saldos veraces, correctos y reales, con datos que permitan que la información financiera presentada cumpla con sus características de utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
La balanza de comprobación es un documento contable de carácter interno, la cual se elabora con la finalidad de ajustar los saldos de las cuentas de mayor, y con ellas se puedan preparar y presentar estados financieros útiles, confiables y comprensibles que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. Su correcta elaboración dependerá de la corrección de los estados financieros y la posibilidad de que los mismos permitan al usuario juzgar los resultados de sus operaciones, la situación financiera, los cambios en la situación financiera y las modificaciones en las cuentas del capital contable.
Para realizar la balanza de comprobación es necesario conocer el ciclo contable, el cual inicia con las operaciones realizadas, la documentación comprobatoria, el correcto registro en libros de contabilidad, su pase al mayor y su control en registros auxiliares, para terminar con la preparación y la presentación de la información financiera mediante los estados financieros.
La hoja de trabajo consta de un número de folio de las cuentas de mayor, un concepto y 12 columnas, que se emplea como sigue:
Número de folio del mayor: aquí se anota el número que le corresponde a cada cuenta en el libro mayor, o su número de catálogo de cuentas.
Concepto: aquí se anota el nombre de todas y cada una de las cuentas que integran la contabilidad de la entidad.
Columnas 1, 2, 3 y 4: aquí se registra la balanza de comprobación, destinando las dos primeras para los movimientos y las dos siguientes para los saldos.
Columnas 5 y 6: aquí se registran los asientos de ajuste.
Columnas 7 y 8: aquí se registra la balanza de saldos ajustados.
Columnas 9 y 10: aquí se realizan los asientos de pérdidas y ganancias.
Columnas 11 y 12: aquí se registran los saldos de la balanza previa al balance general.