Por medio de esta unidad, el alumno logrará registrar correctamente las transacciones que realizan las entidades económicas, para lo cual le será posible contar con la información necesaria para elaborar los estados financieros.
Fray Luca Pacioli recopiló los usos y costumbres de los comerciantes de Génova y Venecia y habla de la contabilidad por partida. La partida doble, como teoría, descansa en el principio de la causalidad, es decir, que toda causa tiene un efecto y hablando en términos contables, podemos decir que a todo cargo corresponde un abono (las operaciones por partida doble, se anotan mediante cargos y abonos) y que la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos.
Ahora bien, al registrar una operación no se debe de tener por objetivo la búsqueda de la partida doble, es decir, la suma igual de cargos y abonos, ya que lo correcto es el adecuado registro de la operación afectando las cuentas que correspondan. Al registrar cualquier transacción, el objetivo debe ser cuantificar y afectar las cuentas precisas que intervienen en la transacción, ya que la partida doble se presentará por sí misma. Para el estudio de las reglas de la partida doble es conveniente recordar las reglas del cargo y del abono:
a) Se tiene que cargar cuando aumenta el pasivo, disminuye el pasivo y disminuye el capital.
b) Se abona cuando disminuye el activo, aumenta el pasivo y aumenta el capital.
Las reglas de la partida doble son:
a) A todo aumento del activo, disminuye el activo mismo, aumenta el pasivo y aumenta el capital.
b) A toda disminución de pasivo, disminuye el activo, aumenta el pasivo mismo y el capital.
c) A toda disminución de capital, disminuye el activo, aumenta el pasivo y también el capital.
Estas son una derivación de las reglas del cargo y del abono, conocida la importancia de su aplicación es esencial realizar una serie de ejercicios que permitan tener una visión más amplia para estar en condiciones de resolver cualquier asiento que se vea posteriormente.
Para clasificar los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital, ingresos y egresos que se efectúan al realizar una operación financiera, se utiliza la cuenta. En la contabilidad se llama cuenta a cada uno de los apartados en los cuales se lleva un registro, sea éste perteneciente al activo, pasivo o capital. Su objetivo es controlar a través de sus anotaciones los aumentos y las disminuciones que sufre cualquier elemento del activo, pasivo, capital, ingresos o egresos, como consecuencia de las operaciones financieras que ha practicado una empresa, que proporciona información detallada de dichos movimientos, así como de la generación de estados financieros relativos a la situación financiera o resultados.
La cuenta presenta dos partes iguales: a la izquierda se le denomina “debe” y se le conoce como cargos o débitos y la derecha “haber”, y se le denomina abonos o créditos.
La cuenta se presenta mediante una “T” conocida como esquemas de mayor ya que corresponde a una representación esquemática de un libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como libro mayor.
A la suma de los cargos de cualquier cuenta se le conoce como movimiento deudor y a la suma de los abonos como movimiento acreedor. La diferencia aritmética entre ambos movimientos recibe el nombre de saldo y puede ser deudor o acreedor.
Todas las cuentas se agrupan en lo que se llama catálogo de cuentas, que es una relación ordenada y pormenorizada de cada una de las cuentas que integran al activo, al pasivo y al capital contable, los ingresos y los egresos de una entidad. Puede ser numérico, alfabético, alfanumérico, mnemotécnico o decimal.