La hoja de trabajo es un documento que facilita la elaboración de los estados financieros, al permitir precisar las cifras que éstos habrán de presentar. Aunque, el uso de esta hoja es opcional porque no hay normas legales que determinen su presentación, su elaboración es conveniente, ya que es posible resumir en ella todas las operaciones (transacciones) que ha realizado la entidad a través de los movimientos y saldos.

El formato de ésta, es una hoja tabular que consta de doce columnas con concepto. En la columna de concepto se listan los nombres de cada una de las cuentas que intervienen en los registros contables y que están determinadas en el catálogo de cuentas de la entidad. Las siguientes columnas, son los espacios donde se concentran los movimientos y saldos, lo que se conoce como balanza de comprobación.

La balanza de comprobación es el punto de partida para la elaboración de la hoja de trabajo, es el documento que permite comprobar que los asientos registrados en las cuentas hayan cumplido con el principio de dualidad económica (teoría de la partida doble). Una vez que se han obtenido los movimientos, por diferencia se determinan los saldos de cada una de las cuentas, que pueden ser deudores o acreedores. Es importante resaltar, que la suma de los saldos deudores debe ser igual al saldo de la suma de los saldos acreedores.

Las dos siguientes columnas en la hoja de trabajo se destinan a los ajustes. En éstas, se anotan los ajustes necesarios al final de un ejercicio, con el propósito de modificar el importe de ciertas cuentas que no fueron causadas en forma correcta por desconocimiento de la misma u otras situaciones. El objetivo es que las cuentas reflejen el importe correcto de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los tipos de ajustes que se pueden originar son, entre otros: por pagos y cobros anticipados; por acumulación de activos y pasivos; por estimación de cuentas de cobro dudoso y por depreciaciones y amortizaciones. Una vez registrados los ajustes se procede a determinar los saldos ajustados; esta balanza se conoce con el nombre de saldos ajustados.

Con los saldos ajustados, se procede a clasificar las cuentas de acuerdo con los estados financieros, es decir, por un lado quedarán las cuentas del estado de resultados en una columna denominada pérdida y ganancia (que consta de dos partes: debe y haber); y, por el otro, con el nombre de balanza previa las cuentas del balance.

Las columnas referentes a la balanza previa, contienen los saldos ajustados de las cuentas de balance a las que se deberá agregar la cuenta de utilidad o pérdida, determinada en pérdidas y ganancias.

Al tener clasificadas las cuentas de cada uno de los estados financieros, cabe la posibilidad de reclasificar las cuentas cuyo saldo sea contrario a la naturaleza de las mismas, para efectos de presentación en el balance general; si no es el caso, se procede a la clasificación de las mismas.

La presentación del estado de resultados debe fundamentarse en el Boletín B-3, de los principios de contabilidad general aceptados y, el balance general en la importancia de su disponibilidad o exigibilidad, según corresponda.